Il dipartimento delle risorse umane (HR) è uno dei dipartimenti essenziali di qualsiasi azienda, indipendentemente dalle sue dimensioni e dal tipo. Le risorse umane gestiscono tutti gli altri reparti aziendali mentre eseguono diverse attività per garantire operazioni senza interruzioni.
Con molto da fare, i team delle risorse umane avranno bisogno di un sistema unico che li aiuti a eseguire le risorse e le attività delle risorse umane. Un sistema di gestione delle risorse umane può aiutare a semplificare e rivoluzionare le attività manuali e noiose.
Questo articolo coprirà le basi di asistema di gestione delle risorse umane, i suoi vantaggi e i moduli indispensabili nella scelta del software più efficace per la tua azienda.
Sommario
Sistemi di gestione delle risorse umane: cosa e perché
Un sistema di gestione delle risorse umane (HRMS) è una suite di applicazioni software che semplifica la gestione delle risorse umane, migliora il processo decisionale delle risorse umane e aiuta i team delle risorse umane a supportare tutti i dipendenti e i manager della tua azienda. Un efficace HRMS si collega anche senza soluzione di continuità con altri software esistenti, come la pianificazione delle risorse aziendali oSistema ERP per dipendentegestione.
Un HRMS aiuta a gestire e semplificare tutti i processi correlati durante il ciclo di vita di un dipendente.
Inoltre, un sistema di gestione delle risorse umane aiuta anche ad automatizzare le attività HR ripetitive e dispendiose in termini di tempo per ridurre la loro natura dispendiosa in termini di tempo e rendere il reparto HR più efficiente. In questo modo, la tua azienda può godere di numerosi vantaggi, tra cui:
- Ridurre lo stress dei dipendenti
- Elimina i colli di bottiglia e gli errori di processo
- Costi operativi inferiori
- Migliora la comunicazione interna
- Riduci al minimo il lavoro manuale e riduci l'intervallo di tempo nelle attività e nei compiti
- Rimuovi la dipendenza dal foglio di lavoro
- Implementa rapidamente le modifiche e i processi delle policy
10 moduli importanti di un efficace sistema di gestione delle risorse umane
Ora che il mercato dei sistemi HR si sta costantemente reinventando, è necessario saperne di più sui moduli chiave che un HRMS deve avere per fornire alla tua azienda l'efficienza e le informazioni desiderate.
Di seguito, condividiamo i moduli più critici che dovresti cercare in un efficace sistema di gestione delle risorse umane. Si noti che alcuni dei moduli potrebbero sovrapporsi in termini di categoria o processi.
1- Database delle risorse umane
Un database delle risorse umane memorizza i record dei dipendenti ed è la base per il resto del modulo. Può essere di base e contenere solo nomi, indirizzi, numeri di contatto e ruoli professionali. Tuttavia, può anche essere dettagliato come disporre di un record di lavoro completo che includa la valutazione della formazione e della gestione delle prestazioni.
Il database HR è considerato il modulo più semplice del tuo sistema HR. Tuttavia, è anche il componente più critico poiché memorizza le informazioni personali, potenzialmente anche i dettagli bancari, per il libro paga. Pertanto, la sicurezza dei dati per il database delle risorse umane deve essere attentamente esaminata e controllata.
2- Reclutamento
Il reclutamento è un processo essenzialmente continuo che influisce sulla crescita della tua attività. Innanzitutto, il tuo dipartimento delle risorse umane deve trovare e identificare il talento giusto per il lavoro giusto per garantire che la tua azienda raggiunga i suoi obiettivi.
Gestire innumerevoli curriculum e candidature e gestire il percorso di reclutamento può essere piuttosto noioso. Pertanto, qualsiasi HRMS efficace dovrebbe avere un modello di reclutamento completo che consenta di semplificare il processo di reclutamento.
In generale, un modulo di reclutamento HRMS può includere:
- Processo di approvazione automatico
- Riprendi lo screening
- Compilazione di moduli
- Creazione di pool di talenti
- Valutazioni del candidatoe selezione
- Prove in linea
- Moduli di richiesta di talenti incorporati
- Annunci di lavoro automatizzati sui portali
- Integrazione dei social media, in particolare con LinkedIn
- Programmazione colloqui e aggiornamenti
- Analisi completa del feedback
- Generazione di lettere di nomina
3- Onboarding
L'onboarding di nuovi dipendenti può essere un compito impegnativo per le aziende. Tuttavia, non puoi ignorare l'importanza di questo processo. Hai bisogno di un processo di onboarding rapido ed efficiente per avere un impatto positivo sui nuovi assunti.
Con un modulo di onboarding, HRMS può ridurre significativamente il carico sul tuo team delle risorse umane. Consente ai nuovi assunti di compilare e firmare facilmente vari moduli e documenti e di caricare i documenti richiesti. Ti consente inoltre di presentare i tuoi nuovi dipendenti ai tuoi processi aziendali e alle persone necessarie coinvolte nelle loro attività quotidiane.
Altre caratteristiche standard di un modulo di onboarding possono includere:
- Accesso ai documenti obbligatori
- Apprendimento gamificato
- Definizione degli obiettivi e indicatori chiave di prestazione (KPI)
- Adempimento degli obblighi legislativi
- Moduli di cultura aziendale
4- Gestione delle prestazioni
Il sistema di gestione delle prestazioni è considerato uno dei moduli più critici di qualsiasi sistema HR. Consente ai team delle risorse umane di monitorare e valutare le prestazioni e l'efficienza di ciascun dipendente, garantendo il raggiungimento degli obiettivi aziendali e contribuendo ad aumentare la produttività aziendale.
Un modulo di gestione delle prestazioni consente di monitorare i progressi dei dipendenti rispetto ai loro obiettivi e traguardi e li guida di conseguenza. Il miglior sistema HR utilizza l'intelligenza artificiale (AI) per valutare le prestazioni dei dipendenti e fornire una panoramica dei progressi in tempo reale della tua forza lavoro.
Inoltre, questo modulo aiuta anche i team delle risorse umane a:
- Imposta i KPI
- Pianifica riunioni di feedback e valutazione
- Dai un feedback costruttivo
- Fornire riconoscimenti e premi
5- Gestione della forza lavoro
La gestione della forza lavoro è una funzione di pianificazione molto simile ma da non confondere con il modulo precedente. Questo modulo è strettamente collegato oa volte combinato con altri sottoinsiemi di moduli come la gestione del tempo e delle presenze e la gestione delle assenze e dei congedi.
Inoltre, la funzionalità in tempo reale di questo modulo può comportare anche l'integrazione con altri sistemi di business intelligence, come ad esempiogestione delle relazioni con i clienti (CRM)EERP, per adattare la distribuzione della tua forza lavoro alle mutevoli esigenze quotidiane.
La gestione della forza lavoro può aiutarti a programmare e trasferire le attività ai dipendenti, monitorare i flussi di lavoro e fornire una dashboard di gestione con metriche e dati in tempo reale.
6- Formazione
Man mano che le aziende crescono e avanzano rapidamente, il mercato dei talenti sta vivendo una carenza di personale qualificato. Per questo motivo, è fondamentale potenziare e investire nella tua forza lavoro esistente con la formazione adeguata per migliorare le loro capacità e familiarizzare con le ultime tendenze e le migliori pratiche del settore.
Così,quando si sceglie un sistema HR, è necessario cercare un modulo di formazione completo. Questo modulo utilizza spesso i risultati del modulo di gestione delle prestazioni come punto di partenza. Ciò consente di produrre piani di formazione individuali dei dipendenti, trovare e prenotare corsi di formazione e gestire il processo di feedback e valutazione successiva. Può anche aiutare a tenere traccia delle spese di formazione rispetto alle allocazioni di budget.
Altre preziose caratteristiche di un modulo di formazione possono includere:
- Avvisi e promemoria automatizzati per i dipendenti per la formazione in attesa
- Raccomandazioni sulla formazione in base alle aspirazioni professionali, alle competenze e al ruolo
- Stabilire e gestire gli obiettivi
- Piani di apprendimento individuali dei dipendenti
- Analisi della formazione
7- Libro paga
Il libro paga è considerato la motivazione più eccellente per i dipendenti a fare del loro meglio sul lavoro. Pertanto, disporre di un processo di gestione stipendi semplificato può contribuire ad aumentare la soddisfazione e la produttività dei dipendenti. Pertanto, è necessario disporre di un modulo paghe efficiente nel sistema delle risorse umane.
Tradizionalmente, le aziende utilizzano un software per le buste paga separato e dedicato per gestire il processo. Tuttavia, vedere la funzionalità del libro paga nel sistema delle risorse umane è diventato più comune poiché aiuta a semplificare l'intero processo.
Il modulo di base del libro paga dovrebbe essere in grado di calcolare e pagare gli stipendi dei dipendenti, sottrarre le tasse e le trattenute necessarie e organizzare depositi di pagamento diretto sui conti bancari dei dipendenti o stampare e consegnare buste paga.
Altre funzionalità del libro paga basate su HRMS includono la gestione della conformità, la sicurezza e l'accuratezza dei dati (soprattutto per i dati finanziari archiviati come i conti bancari) e un portale di accesso dei dipendenti che consente loro di tenere traccia del loro stipendio.
8- Amministrazione dei benefici
L'amministrazione dei benefit può essere un modulo autonomo o combinato con la gestione delle buste paga. Questo modulo riguarda la fornitura di informazioni tempestive e l'assistenza ai dipendenti nella decisione dei loro benefici, pensioni, pacchetti sanitari e assistenziali e altre implicazioni finanziarie.
UNbenefici per i dipendentimodulo di amministrazione può includere funzionalità come:
- Conformità legislativa
- Strumento di confronto dei piani per il processo decisionale dei dipendenti
- Iscrizione online aperta
- Avvisi automatici e comunicazione delle informazioni di iscrizione
9- Analisi delle risorse umane
In generale, la maggior parte degli HRMS incorpora l'analisi all'interno di altri moduli. Tuttavia, un modulo di analisi delle risorse umane dedicato può fornirti un quadro generale di tutte le cose relative alla tua forza lavoro aziendale.
Un'efficace analisi delle risorse umane consente una perfetta integrazione con altri moduli per evitare silos di dati ed elaborare e valutare in modo efficace il grande volume di dati dei dipendenti. Inoltre, fornisce funzionalità di reportistica e assiste il team delle risorse umane nell'individuare tendenze, modelli e potenziali colli di bottiglia nei processi correnti.
Con questi dati, puoi prendere decisioni più strategiche e basate sui dati e modificare i tuoi processi per aumentare l'efficienza e la produttività della forza lavoro.
10- Fuoribordo
Come l'onboarding, quando è il momento di licenziare un dipendente, il processo di offboarding dovrebbe essere fluido e senza interruzioni. Senza un efficiente processo di offboarding, i dipendenti che se ne vanno avranno un'esperienza negativa, danneggiando la tua reputazione con potenziali talenti futuri.
Un modulo di offboarding a volte può essere combinato con un modulo di onboarding. Questo modulo copre gli aspetti che influenzano la capacità della tua azienda di risolvere o reclamare con il dipendente. Aiuta anche a gestire requisiti come le firme di vari dipartimenti o certificati senza quote.
Porta via
Un sistema HR è fondamentale per le aziende, grandi e piccole, per semplificare la maggior parte delle operazioni delle risorse umane. Ma con i numerosi software offerti oggi sul mercato, trovare l'HRMS giusto per la tua azienda può essere difficile.
Sapendo esattamente di quali funzionalità hai bisogno o cosa vuoi che faccia, puoi facilmente prendere la giusta decisione di investimento. I moduli di cui sopra sono alcuni dei componenti essenziali che devi cercare in un buon sistema delle risorse umane, massimizzando l'efficienza del tuo dipartimento delle risorse umane.