5 best practice per la gestione dell'intera esperienza dei dipendenti (2023)

I professionisti dell'istruzione vengono al lavoro per fare la differenza: la tecnologia dovrebbe supportarli in questa missione, non intralciarli.

Mitchell Welch, Principal Solutions Consultant presso Frontline Education, e Sundie Dahlkamp, ​​Executive Director of Human Resources presso Pearland ISD, si sono recentemente incontrati per discutere di come i distretti scolastici possono sfruttare la tecnologia per creare un'esperienza eccezionale per i propri dipendenti.

Dal coinvolgimento proattivo con le persone in cerca di lavoro alla gestione dei moduli relativi ai dipendenti in tutto il distretto, questi due esperti K-12 hanno approfondito il modo in cui la tecnologia può aiutare a ottimizzare il marchio, il reclutamento, la gestione delle posizioni e altro ancora del distretto scolastico.

Ecco una ripartizione della loro conversazione e un paio di risorse per aiutarti a iniziare.

Le sfide più comuni nelle risorse umane K-12:

Quando lavori nelle risorse umane, spetta a te reclutare, trattenere e far crescere personale di talento per creare un'esperienza educativa eccezionale per gli studenti. Ma è difficile concentrarsi sulle persone quando si rimescolano documenti o si inviano spessi pacchetti di onboarding e si attende la firma. Tende a sembrare che non ci sia abbastanza tempo durante la giornata.

Le risorse umane transazionali e i processi inefficienti possono rendere difficile mantenere la conformità, ottenere informazioni dettagliate sui dati aggiornati o persino concentrarsi sul distinguersi dai potenziali candidati. Se il tuo distretto fa ancora affidamento su sistemi manuali per portare a termine il lavoro, le sfide affrontate da Mitchell probabilmente ti sembreranno familiari:

• Il bisogno diridurre al minimo la cartaper ridurre le esperienze isolate.
• Incoerentel'esperienza dei dipendenti influisce sulla cultura del lavoro.
• Processi incoerentiper acquisire le informazioni sui dipendenti e archiviarle in un'unica posizione.
• Mancanza di report sulle tendenzee problemi compromette la capacità di comprendere e agire a livello di leadership distrettuale.

“Questo è il mio sedicesimo anno nelle risorse umane. Quando sono arrivato nel mio distretto,eravamo grandi fan della carta. Avevamo un'applicazione elettronica, ma era statica. Ti candideresti e cosa faremmo? Stampalo."

Fortunatamente, c'è un modo per superare queste sfide. L'automazione dei processi manuali con un sistema di gestione del capitale umano può consentire al tuo team di superare le risorse umane transazionali e assumere un ruolo più proattivo per costruire un sistema scolastico più forte.

Best practice per la gestione dell'esperienza dei dipendenti:

1. Avere una solida base

Prima di immergersi nelle migliori pratiche, è importante gettare le basi. Indipendentemente dai sistemi o dagli strumenti che metti in atto, tieni a mente questi tre aspetti. Secondo Mitchell e Sundie, queste sono le tre componenti critiche di un processo sostenibile per la gestione dell'esperienza dei dipendenti:

• Supervisione:Mantenere la responsabilità per programmi e risorse
• Intuizione:Fornire processi efficienti su base giornaliera per aiutare le brave persone a fare le cose meglio ogni giorno
• lungimiranza:Guardare avanti con i dati per prevedere le tendenze al fine di aumentare l'efficienza, la produttività e le prestazioni

“Se hai dati e non li condividi, non hai lungimiranza. I tuoi dati valgono solo quanto il destinatario. Se non lo diamo alle persone che ne hanno bisogno, non c'è modo di prevedere cosa dovresti fare dopo.Altrimenti è solo un elenco statico."

“Possiamo fornire dati e avere rapporti sui dati in esecuzione prima che si verifichi un problema? O stiamo eseguendo questi rapporti per scoprire perché si è verificato un problema? Se stai eseguendo un rapporto dopo il fatto, quando guardi i tuoi dati lo ènon più valido perché obsoleto."

2. Implementare un piano di gestione della posizione

La gestione delle posizioni è un processo a livello distrettuale in cui le posizioni sono classificate in dipartimenti con una struttura organizzativa che traccia tutto, dagli edifici alla leadership e il relativo personale necessario per avere successo in tutto il distretto. È la gestione continua e l'ottimizzazione delle posizioni. L'implementazione di questo piano può non solo aiutarti ad andare oltre un organigramma e verso una mappatura più completa, ma può anche aiutare a identificare le informazioni critiche designate a livello di posizione.

“Se sto gestendo la posizione, sto al passo con ilmovimento all'interno della mia organizzazione. Il vero giorno per giorno. È un allenatore di basket? È un insegnante di prima elementare? Lavorano quattro o sei ore al giorno?"

“Hai visibilità su quanti posti vacanti hai? Hai visibilità della data di quel posto vacante? Con un clic¬ puoi vedere i posti vacanti in attesa di approvazione, determinate posizioni, parzialmente occupati?La gestione della posizione è il movimento della posizione.”

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Q:Com'era nel tuo distretto prima di implementare un piano di gestione della posizione?

“Per spostare un dipendente, per licenziare un dipendente, avevamo letteralmente un pezzo di carta che sarebbe arrivato nel nostro ufficio per ottenere tutte le firme necessarie.10 giorni è stato il tempo medio per questo processo.Se un autista di autobus passava da part-time a full-time, il nostro segretario ai trasporti scriveva un'e-mail e la inviava a un miliardo di persone. Ed è così che lo scopriremo. – Sundie

Q:Com'era dopo il tuo distretto?

“Ora posso trasferire qualcuno, riassegnarlo o modificare le sue ore, tutto in un sistema. Il mio autista di autobus ora è un autista di autobus principale? Il mio allenatore di basket adesso è capo allenatore? Queste sono cose che posso fare dietro le quinte quando gestisco una posizione. Da questa partepossiamo informare chiunque nel distretto di questocambiamento (chi ha bisogno di sapere)immediatamente.” – Sundie

3. Ottieni il massimo dalle tue descrizioni del lavoro

Le tue attuali descrizioni del lavoro ti aiutano a distinguerti in mezzo a una forte concorrenza? Migliorare le tue offerte di lavoro ti indirizzerà ad attrarre candidati ancora più qualificati e, infine, ad assumere talenti in linea con la missione, la visione e i valori del tuo distretto.
Assicurati che le tue offerte di lavoro siano:

• Chiaro e coinvolgente
• Facile da usare
• Enfatizzare le opportunità di sviluppo professionale
• Mostra la tua cultura e comunità
• Incorpora elementi multimediali
• Elenca i requisiti chiave e le qualifiche preferite

“Stai usando le descrizioni delle mansioni al massimo delle loro capacità? Stai promuovendo il tuo marchio ovunque possibile nel tuo sistema? Dovresti includere un logo, una dichiarazione sulla diversità, una dichiarazione di intenti e un video che parli del lavoro come parte delle descrizioni del lavoro. Metti una faccia parlante che ti dica chi sei in modo da poter cambiare il modo in cui i candidati pensano a te.Promuovi la tua cultura dove puoi!"

4. Semplifica le tue richieste di lavoro

Le richieste di lavoro sono un elemento importante del reclutamento in quanto garantiscono che il processo sia strutturato, coerente e allineato con le esigenze e i requisiti del distretto. Poiché le richieste di lavoro possono richiedere la revisione e l'autorizzazione di più parti interessate, per non parlare del livello di dettaglio necessario, un processo semplificato e semplice è della massima importanza. Attenersi a processi manuali e fogli di calcolo cartacei può creare troppi ostacoli inutili.

Processo di richiesta di lavoro manuale:

• Richiede tempo
• Incline a errori
• Mancanza di standardizzazione
• Visibilità e tracciamento limitati
• Sfide di comunicazione
• Difficoltà nell'analisi dei dati
• Collaborazione limitata
• Mancanza di scalabilità

Requisiti di lavoro semplificati:

“Volevamo sapere il motivo del posto vacante. Con il nostro sistema, posso entrare nei miei rapporti e dargli un segmento di data e non eseguire altro che motivi di posto vacante e dire al mio sovrintendente esattamente perché le persone se ne vanno. Costruirli è così utile perché consente al preside di dire esattamente cosa vuole in una richiesta. Possiamo quindi entrare epersonalizzare il rapporto per ordinare esattamente ciò di cui hanno bisogno.”

“Riportiamolo alla nostra fondazione con le richieste di lavoro. Pensa a come si collega questo processocontrollo, intuizione,Elungimiranza. Con la supervisione, stai mantenendo le politiche e raccogliendo dati per vedere se sei conforme. Hai una visione d'insieme perché stai fornendo alle persone che assumono i dati di cui hanno bisogno per pubblicare il lavoro giusto e la giusta descrizione senza errori. E con lungimiranza, puoi gestire i motivi dei posti vacanti per vedere in modo proattivo le tendenze del motivo per cui le persone se ne vanno.La creazione di richieste di lavoro dovrebbe aiutarti a prendere decisioni migliori sulla base dei dati e aiutarti ad assumere molto meglio.”

“In realtà abbiamo 2 pipeline per quanto riguarda le richieste di lavoro. Assunto o volontario. Quando esce nei nostri post, non vogliamo che crei confusione per un genitore che vuole fare una gita scolastica.C'è un tale bisogno di un processo semplicistico.I genitori non vogliono andare alla pagina dell'occupazione, quindi abbiamo creato una pipeline solo per loro.'

5. Migliora la tua raccomandazione per il processo di assunzione

Concentrarsi e ottimizzare il processo di rec-to-hire contribuirà a decisioni di assunzione più efficaci e selezioni di candidati di successo.

“Questo è il grande spettacolo per noi.Questo processo è uno dei pochi processi che svolgi che avrà un impatto su tutti gli stakeholder.Risorse umane, candidati, tutti. Il nostro inizia con un supervisore e mi racconta un po' della persona e qualsiasi altro dettaglio su un modulo digitale (è anche importante assicurarsi che abbia il buy-in sul modulo). Quindi entra immediatamente nel dipartimento delle risorse umane. Il mio processo di assunzione risponde al candidato che ha ottenuto il lavoro e ai candidati che non hanno ottenuto il lavoro.

6 punti chiave per migliorare l'esperienza dei dipendenti

Ascoltalo dagli stessi esperti:

1. Hai bisogno di un "processo per sempre".

“I processi in atto nel tuo distretto sono affidabili su una persona? Se è così, non sono sostenibili. Per massimizzare l'efficienza e garantire che l'efficienza sia continua... non si può fare affidamento sulle competenze di un singolo membro del tuo team.Devi spingere la busta. Vuoi che sia un processo per sempre. Non qualcosa che funziona solo per oggi."

2. La gestione dell'esperienza dei dipendenti riguarda anche la tua cultura.

"È fondamentale assicurarsi che l'esperienza del dipendente sia ben realizzata e i processi manuali possono renderlo difficile. L'esperienza dei dipendenti si riferisce a come vengono da noi, come esistono con noi e come ci lasciano. Tutti e tre devono essere allineati perchéQuestoè il tuo marchio.”

3. La velocità è il nome del gioco.

“Se non offri un lavoro entro 1-2 giorni dal colloquio, quel candidato non c'è più. Questa è la natura della bestia.La velocità è essenziale.Serve un processo rapido, accurato e in grado di raggiungere molte persone contemporaneamente."

4. Si tratta di supervisione, intuizione e lungimiranza.

“Nella gestione delle risorse umane e del capitale umano, averesupervisionesignifica che hai visibilità sulla posizione e sui posti vacanti. Avendointuizionesignifica che hai reclutamento proattivo, onboarding centralizzato e un percorso di crescita professionale. Avendolungimiranzasignifica che stai gestendo le tue persone attraverso dati predittivi e analisi.

5. Considera i tuoi stakeholder.

“In ogni processo, stai toccando ogni stakeholder? Che si tratti di un sovrintendente, supervisore della custodia, preside, candidato autista di autobus, genitore... deve essere facile.Devi considerare come ogni processo avrà un impatto su quella parte interessata.

6. Il software per la gestione del capitale umano e della tecnologia è la risposta.

"La tecnologia ti offre una visibilità proattiva, dalle dimissioni ai cambiamenti di budget, fino alla costruzione di un nuovo quartiere".

3 must have quando si cerca un sistema sostenibile

Ora che disponi di un elenco di best practice per la gestione dell'esperienza dei dipendenti, potresti essere pronto a cercare di automatizzare e semplificare il processo.

Quando cerchi un sistema di alta qualità da introdurre nel tuo distretto, è importante garantire che semplifichi il reclutamento e l'assunzione, l'inserimento e la formazione di nuovi dipendenti, soddisfacendo allo stesso tempo le esigenze di crescita professionale di una forza lavoro diversificata.

Questi sono i tre must have per il tuo nuovo HR System come definito da Mitchell nella discussione:

• L'inserimento dei dati e la segnalazione devono esserefacile, preciso,Edisponibile su richiesta.
• Il sistema deve gestire ilciclo di vita del dipendentedal colloquio all'assunzione e all'onboarding, fino alla fidelizzazione.
• Il sistema deve essereintuitivoEfacile da navigareper tutte le parti interessate.

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Erin Shelton

Erin è una scrittrice e membro del pluripremiato team di contenuti di Frontline Education. Con esperienza nel campo dell'istruzione, è appassionata di creare contenuti che aiutino a sostenere e influenzare la crescita di studenti e insegnanti.

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